Otomatisasi Kantor
(OA)
Otomatisasi kantor dimulai
di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (Office Automation) atau OA, pada
awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretaris dan administrasi, tetapi kemampuannya untuk memudahkan
komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan
menarik para manajer dan professional sebagai pemakai.
Asal mula otomatisasi
kantor adalah di awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word
processing untuk menjelaskan listriknya. Bukti yang nyata, pada tahun 1964, IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selection Typewriter (MT / ST)
yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita
magnetic secara otomatis.
Selectric merupakan mesin
ketik IBM yang telah menampilkan elemen pentikan berbentuk bola yang berputar.
MT / ST merupakan mesin ketik selectrik yang ditempeli unit pita magnetic.
Pengertian Otomatisasi
Kantor ( OA )
Otomatisasi kantor
didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis
telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan
pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara
individual, grup-grup kerja dan organisasi.
Dengan kata lain dapat kita
artikan dalam definisi lainnya
adalah ;
“Otomatisasi kantor
merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang
didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.”
Tujuan
Otomatisasi Kantor
Dalam pembangunan suatu
perusahaan atau system, disitu pasti ada yang akan di tuju, baik secara tidak
langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai. Dengan adanya
otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju, apa
yang dituju oleh otomatisasi kantor ini?
mari perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu :
1. Pendapatan
yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, komputer tidak menggantikan pekerja
saat ini, tetapi komputer
menunda penambahan pegawai
yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan
masalah kelompok,
cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat
cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap-bukan
pengganti,
sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak
akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap
muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus
bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
4. Penggabungan
dan penerapan teknologi.
5. Memperbarui
proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
6. Meningkatkan
produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
Dengan adanya OA atau
Office Automation
dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai
administrasi.
Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen
secara lebih cepat dan lebih baik.
OA menjadi peralatan yang
digunakan dalam pemecahan masalah. Dengan kata lain, otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila
diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik
selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan
keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Pengguna
Otomatisasi Kantor
Agar suatu system atau
aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak,
maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang
dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan, apakah anda penasaran
siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system
informasi? Jika anda penasaran, mari telaah siapa pengguna otomisasi kantoor
dibawah ini:
1. Manajer
, adalah
orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber
daya manusia.
2. Professional, tidak mengelola orang
tetapi menyumbangkan
keahlian khususnya,
contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada
pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrasi,
biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan
mengirimkan surat.
Aplikasi
pada Office Automation ( OA )
Aplikasi OA telah
berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya terdapat beberapa
aplikasi, yaitu:
1. Pengolahan Kata ( word
processing )
Pengolahan kata adalah
penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak.
2. Surat Elektronik ( E-mail )
Surat elektronik atau yang
sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan
dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.
3. Voice Mail
Voice mail serupa dengan
surat elektronik, hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui
telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan, sedangkan surat elektronik kita
harus mengetiknya.
4. Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring )
Kalender elektronik adalah
penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
manajer.
5. Konferensi Audio
Konferensi audio adalah
penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan
konferensi.
6. Konferensi Video
Konferensi video adalah peralatan yang dilengkapi signal audio dan signal video seperti peralatan televisi yang digunakan
untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam
suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain
selagi konferensi dilakukan.
7. Konferensi komputer
Koferensi komputer adalah penggunaan
jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan
pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir
sama dengan Surat
Elektronik ( E-mail ), karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan
software yang sama.
8.
Transmisi faksimile atau
FAX
FAX, singkatan dari
facsimile tranmision, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
9.
Video tex
Video tex adalah penggunaan
komputer untuk tujuan memberikan
tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk
naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10. Pencitraan ( imaging )
Pencitraan merupakan salah
satu aplikasi OA yang digunakan untuk
mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubah
catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan
didalam alat penyimpanan sementara.
11. Desktop publishing
Desktop Publishing ( DTP )
adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya
sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter.
Macam-Macam
System Otomatisasi Kantor
Dari aplikasi-aplikasi OA
yang telah disebutkan diatas, maka kita dapat menggolongkan, aplikasi-aplikasi
itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi kantor, yaitu:
1.
System Komunikasi Elektonik
System komunikasi
elektronik ( electronic communication system ) merupakan system teknologi
informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja
dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice
mail, facsimile dan bulletin board system.
Bulletin board system ( BBS
) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan
disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.
2. System Kolaborasi
Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik
adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi
juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah
teleconference dan telecommuting.
Telecommuting adalah
kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh
dengan kantornya.
3. System Publikasi Dan
Pengolahan Imej Elektronik
System publikasi elektronik
( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk
keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system publikasi dan pengolahan imej
elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase
graphics dan multimedia presentation.
Elektonik document
management (EDM) merupakan system penyimpanan document yang membentuk basis
data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
Presentation graphic
digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan
multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi
memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,
grafik, foto, suara dan video.
4.
System Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (
office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung
orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja
mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan
electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories
menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer
telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai
system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
Faktor-faktor
Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor
Banyak aplikasi dalam
otomatisasi kantor, membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan
dalam membuat suatu system
yang baik, yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun
dalam perusahaan itu sendiri. Adapun yang mempengaruhi pemilihan aplikasi
otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:
1. Jenis
organisasi, yaitu seorang
manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi
audio dan video.
2. Pilihan
pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi
video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber
daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA
yang tersedia dalam perusahaan.
0 komentar:
Posting Komentar